Toutes vos ventes ne passeront pas par la facture électronique
C'est le contresens le plus répandu sur la réforme, et il conduit des commerçants à s'inquiéter pour rien, ou à l'inverse à négliger une obligation qui les concerne bel et bien.
La règle tient en une phrase : la facturation électronique ne vise que les opérations entre assujettis à la TVA. Tout ce qui sort de ce cadre relève d'un mécanisme différent, le e-reporting, qui ne transmet pas de facture mais des données.
Concrètement, un caviste qui vend au comptoir à un particulier le matin et facture un restaurant l'après-midi est soumis aux deux régimes dans la même journée. La bonne nouvelle est que ce tri n'a rien de manuel : il dépend uniquement de la nature du client, et un logiciel correctement conçu l'applique tout seul.
Trois cas, trois traitements
| Type de vente | Ce qui s'applique | Ce qui circule |
|---|---|---|
| B2B entre professionnels français assujettis | Facture électronique obligatoire | La facture elle-même, via les plateformes agréées, identifiée par le SIREN du client |
| B2C vente à un particulier | E-reporting | Seulement les données de la vente, transmises à l'administration |
| International client étranger, export | E-reporting | Les données uniquement, hors annuaire français |
Pourquoi un particulier ne peut pas recevoir de facture électronique
La raison n'est pas commerciale, elle est mécanique, et une fois comprise elle rend tout le reste évident.
Le système d'e-invoicing repose entièrement sur le SIREN : c'est lui qui sert d'adresse dans l'annuaire national et qui permet aux plateformes de se router les factures. Or un particulier n'a pas de SIREN. Il n'existe pas dans l'annuaire, et ne peut donc pas être destinataire d'une facture routée par une plateforme.
Le cadre légal le confirme : l'obligation de facturation électronique ne vise que les opérations entre assujettis à la TVA, au titre de l'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 codifiée à l'article 289 bis du Code général des impôts. Les opérations hors de ce champ, ventes aux particuliers et clients étrangers, relèvent de l'article 290 : on ne transmet pas de facture, mais des données de transaction.
Le e-reporting, en clair
Le e-reporting est la transmission périodique de données, et non de factures, à l'administration fiscale. Il couvre trois situations :
- les ventes aux particuliers, tout le commerce de détail ;
- les ventes à l'international ;
- les données de paiement des prestations de services.
L'objectif de l'État est de reconstituer la TVA et, à terme, de pré-remplir vos déclarations. La fréquence d'envoi dépend de votre régime de TVA.
Retenez surtout ceci : le e-reporting n'est pas une obligation au rabais. Un commerce de détail qui se croit hors du champ parce qu'il ne facture pas de professionnels est concerné à 100 %, simplement par l'autre porte.
Le cas du commerce qui vend au comptoir
C'est la situation la plus fréquente et la plus mal comprise. Prenons un magasin de producteur équipé d'une caisse tactile reliée à sa gestion commerciale.
- Ses ventes au comptoir à des particuliers ne génèrent aucune facture électronique. Elles alimentent le e-reporting.
- Quand un professionnel demande une facture à son nom, la vente bascule dans le champ de la facture électronique et suivra le circuit des plateformes agréées.
- Ses ventes à l'export alimentent le e-reporting, sans passer par l'annuaire français.
Le point délicat est que ces trois cas se produisent au même comptoir, parfois dans la même heure. Trier à la main serait une source d'erreurs permanente, et un travail que personne n'a le temps de faire correctement en pleine journée.
C'est exactement ce qu'un logiciel intégré évite. Chez Raynata, vos ventes en boutique ou en caisse à des particuliers ne génèrent pas de facture électronique : le logiciel prépare les données de e-reporting correspondantes pour les transmettre via votre plateforme. Vos factures entre professionnels, elles, partent en facture électronique. Vous n'avez rien à trier : le bon traitement s'applique selon la nature du client.
Ce que cela exige de votre fichier clients
Puisque tout dépend de la nature du client, la conséquence est immédiate : votre fichier de tiers devient la pièce maîtresse de votre conformité.
Un professionnel enregistré sans SIREN sera traité comme un particulier, donc versé au e-reporting au lieu de recevoir une facture électronique. L'erreur ne se voit pas au moment de la vente : elle se voit à la déclaration, ou lors d'un contrôle. C'est pourquoi la mise à jour de votre base est le premier chantier à mener, avant même le choix d'une plateforme.
Trois vérifications suffisent : chaque client professionnel porte-t-il un SIREN valide ? Les particuliers sont-ils bien identifiés comme tels ? Les clients étrangers sont-ils distingués des clients français ? Cela s'ouvre et se contrôle depuis votre gestion commerciale, sans attendre septembre.
Le cas particulier des prestations de services
Un troisième volet du e-reporting échappe souvent à l'attention : les données de paiement. Pour les prestations de services, l'administration ne se contente pas de savoir qu'une facture a été émise, elle veut savoir quand elle a été encaissée.
La raison tient à la TVA. Sur une vente de biens, la TVA est exigible à la livraison ; sur une prestation de services, elle l'est en principe à l'encaissement. Pour reconstituer correctement la TVA due, l'État a donc besoin de la date de règlement, et pas seulement de la date de facture.
La conséquence pratique est que le suivi de vos règlements cesse d'être un simple confort de trésorerie pour devenir une donnée déclarative. Une entreprise de services qui pointe ses encaissements de façon approximative, ou qui les enregistre avec plusieurs semaines de retard, alimentera un e-reporting inexact. C'est un argument de plus pour que facturation et encaissement vivent dans le même outil plutôt que dans deux fichiers séparés.
Factur-X, UBL, CII : faut-il choisir un format ?
La question revient souvent, et la réponse est rassurante : non, ce n'est pas votre problème. Le choix du format relève du logiciel et de la plateforme, pas de vous.
Pour la France, le format qui s'est imposé est Factur-X. Sa particularité est d'être hybride : un PDF parfaitement lisible par un humain, dans lequel sont intégrées les données structurées exigées par l'administration. Vous obtenez donc un seul fichier, à la fois lisible et conforme, au niveau de détail recommandé par la norme européenne EN 16931. Vous continuez à voir une facture normale ; la machine, elle, y lit des données.
Raynata produit ce format. Vous n'avez ni à le choisir, ni à le paramétrer, ni même à savoir qu'il existe pour travailler.
Vérifiez qui est qui dans votre base
Toute cette mécanique se résume à une seule chose : savoir qui est professionnel et qui ne l'est pas. Le reste est affaire de logiciel. Si votre fichier de tiers est propre, votre logiciel appliquera le bon traitement sans vous demander votre avis.
La réception de vos factures fournisseurs, qui est votre première échéance, et le choix de votre plateforme, sur lequel vous devez rester libre, complètent le tableau. L'ensemble est développé dans notre guide de la facturation électronique.
Pour voir comment le tri s'opère réellement entre une vente au comptoir et une facture à un professionnel, demandez-nous une démonstration sur vos propres cas.