Le chiffre d'affaires est une opinion, l'encaissement est un fait
Une entreprise ne fait pas faillite parce qu'elle ne vend pas assez. Elle fait faillite parce que l'argent de ses ventes arrive trop tard.
C'est une distinction que tout dirigeant connaît en théorie et que beaucoup surveillent mal en pratique, faute d'un indicateur qui la rende visible. On regarde le chiffre d'affaires, qui rassure, et le compte bancaire, qui alerte trop tard. Entre les deux se trouve l'encours client, et c'est lui qui prévient.
Ce qu'est l'encours, et pourquoi son montant ne dit rien
L'encours est la somme de ce que vos clients vous doivent à un instant donné : factures émises et pas encore réglées.
Pris seul, ce montant est ininterprétable. Un encours qui double peut signifier que votre activité a doublé, ce qui est une excellente nouvelle, ou que vos clients ont cessé de payer, ce qui en est une très mauvaise. Le même chiffre, deux situations opposées.
Ce qui donne son sens à l'encours, c'est sa répartition par ancienneté, ce qu'on appelle la balance âgée.
La balance âgée : trois tranches, trois significations
| Tranche | Ce qu'elle signifie | Ce qu'elle appelle |
|---|---|---|
| Moins de 30 jours | Le cycle normal. C'est de l'activité récente, pas du retard. | Rien. C'est la respiration de l'entreprise. |
| 30 à 60 jours | La zone d'attention. Les délais contractuels s'achèvent, certaines factures glissent. | Une relance simple, avant que le retard ne s'installe. |
| Plus de 60 jours | Le retard installé. Statistiquement, plus une créance vieillit, moins elle a de chances d'être réglée. | Une action nommée, avec une échéance et un responsable. |
La lecture utile est donc la suivante : ce n'est pas le montant total qui alerte, c'est le déplacement du poids vers la droite du tableau. Un encours qui augmente en restant jeune traduit la croissance. Un encours stable dont la part au-delà de soixante jours grossit traduit une dégradation, même si le total ne bouge pas.
Le DSO, la même information en un seul chiffre
La balance âgée montre la structure, le DSO la résume. Ce délai moyen de règlement exprime en jours le temps qui sépare une facture de son encaissement.
Son intérêt est qu'il se compare sans effort, à lui-même dans le temps. Vous n'avez pas besoin de savoir si votre DSO est bon dans l'absolu : il suffit de savoir s'il se dégrade. Un DSO qui passe de trente à quarante jours signifie qu'un mois de chiffre d'affaires supplémentaire dort chez vos clients, et cela se voit sur le compte bancaire quelques semaines plus tard.
Le DSO figure parmi les indicateurs à surveiller mensuellement, avec la marge et la comparaison à l'année précédente, comme détaillé dans la lecture d'un tableau de bord.
L'encours autorisé : décider avant de livrer
Surveiller l'encours après coup est utile. L'encadrer avant l'est davantage.
Un encours autorisé est un plafond posé par client : au-delà, une nouvelle commande déclenche une vérification plutôt que d'être servie automatiquement. Ce n'est pas un dispositif de méfiance, c'est un garde-fou qui évite la situation classique où l'on découvre, après une livraison importante, qu'un client accumulait déjà des impayés.
Trois façons de le régler, par ordre de rigueur :
- Un plafond global, simple et suffisant pour beaucoup de petites structures.
- Un plafond par client, calé sur l'historique de règlement plutôt que sur le volume commandé.
- Un plafond assorti d'une alerte, qui n'empêche rien mais avertit celui qui saisit la commande. C'est souvent le meilleur compromis, parce qu'il laisse la décision à un humain informé.
Pourquoi les relances ne se font pas
Aucun dirigeant ne pense que relancer est inutile. Et pourtant, dans la plupart des petites entreprises, les relances se font mal ou pas du tout. Trois raisons, dans cet ordre.
On ne sait pas qui relancer. Sans balance âgée, il faut ouvrir les factures une par une. Le travail préalable décourage.
On ne sait pas si la facture est vraiment impayée. Quand les règlements sont pointés avec du retard, on redoute de relancer un client qui a déjà payé. Cette crainte suffit à ne rien faire.
C'est désagréable. Une relance touche à la relation commerciale, surtout dans une petite structure où le dirigeant connaît personnellement ses clients.
Les deux premières raisons se règlent par l'outil : une balance âgée à jour et des règlements pointés au fil de l'eau suppriment l'hésitation. La troisième se règle par l'anticipation : une relance à trente-cinq jours est une formalité administrative, une relance à quatre-vingt-dix jours est un conflit.
Trois habitudes qui changent tout
- Pointer les règlements chaque semaine, pas à la clôture. C'est ce qui rend la balance âgée fiable, donc utilisable.
- Relancer à date fixe, le même jour chaque semaine, plutôt qu'au coup par coup quand la trésorerie serre. Une relance systématique n'est pas perçue comme une agression.
- Regarder la tranche des plus de soixante jours en premier, et non le total. C'est là que se trouve l'argent réellement en danger.
Ces trois habitudes ne demandent pas d'outil sophistiqué. Elles demandent que l'information soit à jour, ce qui suppose qu'elle ne soit saisie qu'une fois, au bon endroit.
La facturation électronique va rendre cela plus visible
Un mot sur ce qui arrive, parce que le sujet touche directement à l'encours.
Avec la facturation électronique, l'acheteur et le fournisseur échangent des statuts synchronisés : facture mise à disposition, reçue, approuvée, refusée ou en litige, encaissée. Ces statuts sont obligatoires et tracés.
La conséquence est directe : une facture contestée devra l'être explicitement, et dans les temps. L'excuse du courrier perdu ou de la facture jamais reçue disparaît, ce qui est une bonne nouvelle pour qui suit son encours sérieusement. Le fonctionnement de ces échanges est détaillé dans l'article sur la réception des factures.
Commencez par regarder la bonne colonne
Si vous ne deviez retenir qu'une chose : ouvrez votre balance âgée et regardez d'abord la tranche au-delà de soixante jours. Pas le total, pas le chiffre d'affaires du mois. Cette colonne-là contient l'argent qui risque de ne jamais arriver, et c'est le seul endroit où une action prise aujourd'hui change quelque chose.
L'encours autorisé, la balance âgée et le DSO sont produits par la gestion commerciale Raynata, à partir des factures et des règlements enregistrés. Pour voir ce que cela donne sur votre portefeuille réel, demandez-nous une démonstration.