Une caisse qui tombe juste le soir est presque toujours une caisse ouverte proprement le matin. Le fond de caisse, c'est la déclaration de l'argent réellement présent dans le tiroir avant la première vente. Voici comment se passent l'ouverture du fond, les mouvements d'espèces qui ne sont pas des ventes et l'ouverture du tiroir dans la caisse tactile Raynata.
Le fond de caisse, une déclaration avant la première vente
Ouvrir le fond de caisse sert à déclarer l'argent présent dans le tiroir en début de journée. C'est la référence qui permettra de vérifier la caisse le soir : sans elle, un comptage de fin de journée ne veut rien dire. L'opération se fait une fois par jour, avant la première vente.
Le principe tient en une phrase : on ne saisit pas un montant de mémoire, on compte le tiroir. Pour le vocabulaire de l'opération de paiement, le lexique de l'encaissement pose les bases.
Ouvrir le fond de caisse, coupure par coupure
Depuis l'accueil de la caisse, l'entrée Ouvrir le fond de caisse affiche une grille de comptage. Pour chaque coupure, de 1 centime à 500 euros, vous tapez le nombre de pièces ou de billets présents dans le tiroir. Le total Fond initial se met à jour tout seul. Une fois la grille remplie, vous touchez Ouvrir la caisse.
Compter par coupure n'est pas une lourdeur administrative, c'est un filet. Un billet de 50 pris pour un 20, un rouleau de pièces oublié au fond du tiroir : l'écart saute aux yeux à la lecture du détail, quand un total saisi à la volée le masquerait jusqu'au soir.
Reprendre le fond de la veille ou repartir d'un comptage neuf
Deux boutons font gagner du temps sur cet écran. Reprendre le fond de la veille remplit la grille avec ce qui restait à la dernière clôture, le cas du commerce qui laisse son fond dans le tiroir. Le message « Fond de la veille repris. Vérifiez le tiroir avant d'ouvrir » s'affiche alors, et il faut le prendre au sérieux : la reprise aide à la saisie, elle ne dispense pas du contrôle.
Nouveau comptage repart d'une grille vide. C'est l'option à choisir quand le fond a été remis au coffre le soir, quand vous changez de composition de monnaie, ou quand vous recomptez tout par principe.
Un garde-fou existe pour le cas limite : si vous ouvrez avec un total à zéro, la caisse demande confirmation par la question « Ouvrir la caisse avec un fond à zéro ? ». Ne répondez oui que si le tiroir est réellement vide. Le plus souvent, un fond à zéro non voulu est un comptage oublié.
Le ticket d'ouverture, première pièce de la journée
Dès l'ouverture, un ticket récapitule le fond : le détail des coupures et le total. Il s'imprime, ou s'affiche à l'écran avec un bouton Imprimer et un lien Retour caisse. Glissé dans le tiroir, il permet à quiconque prend le poste ensuite de savoir avec quoi la journée a commencé.
Il sert aussi en cas de doute : quand un écart apparaît, la première question est toujours « on est partis de combien ? », et la réponse est là. Les mécanismes qui empêchent de retoucher ces enregistrements après coup sont détaillés dans notre article sur le journal inaltérable et l'intégrité des données.
Les mouvements d'espèces qui ne sont pas des ventes
Une journée de commerce ne se résume pas à des encaissements. On paie un fournisseur en liquide, on ajoute de la monnaie, on emporte des espèces en banque ou au coffre. Si ces opérations ne sont pas enregistrées, le comptage du soir ne tombe pas juste et l'on cherche un écart qui n'en est pas un.
Depuis l'écran de vente, le menu Admin donne accès à Mouvement espèce. Vous choisissez le type parmi trois possibilités :
- Dépense / achat : une sortie d'espèces, typiquement un règlement fournisseur ou un petit achat réglé du tiroir.
- Apport / appoint : une entrée d'espèces, quand vous remettez de la monnaie ou complétez le fond en cours de journée.
- Remise en banque / coffre : la sortie des espèces excédentaires vers la banque ou le coffre.
Vous saisissez ensuite le Montant en euros et un Motif, puis vous touchez Valider. Le motif n'est pas une formalité : c'est lui qui rendra le mouvement lisible dans une semaine. « Fournisseur boulangerie, livraison du 24 » se relit sans effort, « divers » ne se relit pas.
Ouvrir le tiroir sans vendre
Il arrive qu'on ait besoin d'ouvrir le tiroir sans encaisser : rendre de la monnaie mal comptée, ranger un billet, vérifier un contenu. Le menu Admin propose pour cela Ouverture tiroir, et le tiroir s'ouvre aussitôt. Mieux vaut cette action volontaire qu'une vente fantôme annulée pour arriver au même résultat.
Qui peut toucher aux espèces
Ces actions ne sont pas ouvertes à tout le monde : les mouvements de caisse et l'ouverture du tiroir demandent le droit Retrait / mouvement de caisse. Vous choisissez ainsi qui peut sortir des espèces et qui se limite à la vente. Le sujet est traité dans notre article sur les droits des vendeurs sur la caisse.
Reste la fin de journée, qui referme la boucle ouverte le matin : comptage final, comparaison et clôture. C'est un sujet à part, détaillé dans l'article consacré à la clôture de caisse et au ticket Z de fin de journée.
Questions fréquentes
Mettre en place une tenue de caisse qui tient
Compter par coupure le matin, enregistrer les entrées et sorties au fil de la journée, réserver l'accès aux espèces aux bonnes personnes : trois habitudes qui suppriment l'essentiel des écarts inexpliqués. La caisse Raynata est développée en interne et fonctionne sans connexion internet, sur sa propre copie, avant de se synchroniser. Contactez-nous ou appelez le 04 86 34 21 51 : nous vous montrons le tout sur un cas réel.