Conditionner ses propres produits est une chose. Conditionner ceux d'un client en est une autre. Dès que la marchandise qui entre dans votre atelier ne vous appartient pas, une question se pose à chaque opération : à qui est ce que je manipule ? Le contenant, l'étiquette et le carton peuvent d'ailleurs appartenir à quelqu'un d'autre encore. Un logiciel de gestion qui ne sait pas répondre à cette question transforme chaque fin de mois en enquête.
Raynata est un logiciel de gestion commerciale et de production développé en interne à Saint-Rémy-de-Provence. Il suit les stocks de produits et de matières sèches par entrepôt, fonctionne en multi-société, et distingue ce qui vous appartient de ce qui vous est confié.
Conditionner ce qui ne vous appartient pas
Le travail à façon repose sur un principe simple : la matière reste la propriété de celui qui vous l'a confiée. Vous la travaillez, vous la lui rendez, vous facturez le travail. Tant que l'activité tient sur quelques clients, la mémoire suffit. Passé un certain volume, elle ne suffit plus, et les erreurs coûtent cher : une palette attribuée au mauvais donneur d'ordre, un stock d'étiquettes entamé pour le compte d'un autre, un reliquat qu'on ne sait plus à qui restituer.
La difficulté n'est pas le conditionnement en lui-même. C'est que la marchandise d'un tiers entre en stock sans être un achat. Elle n'a pas de facture d'entrée, elle ne doit pas peser sur la valeur de votre stock, et elle doit pouvoir ressortir intégralement. Les tableurs ne savent pas tenir cette distinction, et beaucoup de logiciels généralistes non plus : pour eux, ce qui est dans l'entrepôt est à vous.
Quatre situations, pas une seule
Dès qu'on croise la propriété du produit et celle des matières sèches, quatre cas apparaissent. Ils ne se ressemblent ni logistiquement, ni commercialement.
Le cas classique : vous conditionnez ce que vous avez produit ou acheté, dans vos propres emballages. Tout est à vous, du début à la fin.
Vous conditionnez la marchandise qu'on vous confie, avec vos contenants et vos étiquettes. Vous fournissez l'emballage en plus du travail.
Le client apporte ses emballages, souvent à sa propre marque, et vous fournissez le contenu. Le stock d'étiquettes ne vous appartient pas.
Vous n'apportez que le travail et l'outil. Ni le produit ni l'emballage ne passent par votre stock marchand.
Ces quatre cas coexistent souvent chez la même entreprise, parfois dans la même journée. C'est précisément pour cela qu'il faut pouvoir les décrire séparément plutôt que de tout ramener à une vente.
Des stocks qui distinguent le propriétaire, le lieu et la société
Raynata suit les stocks de produits et de matières sèches en fonction des différents entrepôts. Cette distinction par lieu compte davantage qu'il n'y paraît dans une activité à façon : ce qui est stocké pour le compte d'un client n'est pas mélangé à ce qui est stocké pour un autre, ni à ce qui vous appartient.
Ce qui vous est confié est enregistré à l'arrivée, avec sa quantité et son propriétaire, sans être traité comme un achat.
Le produit est associé à ses formats et à ses matières sèches, prélevées sur le bon stock, dans le bon entrepôt.
Le conditionné sort vers son propriétaire, et le reliquat reste identifié au lieu de se dissoudre dans un total.
À cela s'ajoute le multi-société : plusieurs entités juridiques peuvent cohabiter dans un même environnement. Une structure qui sépare son activité de production de son activité de prestation, ou qui travaille sous plusieurs raisons sociales, n'a pas à multiplier les installations.
Le module de conditionnement proprement dit décrit ensuite chaque format de vente — unité, pack, carton, palette — avec ses dimensions, son poids et sa capacité. L'article consacré au module Conditionnement détaille ce fonctionnement, et la fiche conditionnement du lexique en donne la définition.
Un cas réel : la mise en bouteille dans un moulin à huile
L'oléiculture offre l'illustration la plus nette de ces quatre cas, parce qu'un moulin les vit tous. Il triture à façon la récolte d'un producteur qui repart avec son huile, il produit sous sa propre marque, et il vend au caveau. La mise en bouteille hérite de cette diversité.
La mise en bouteille peut être réalisée avec l'huile du moulin ou avec l'huile du producteur, et avec les étiquettes et matières sèches du moulin ou avec celles du producteur. Les combinaisons se traitent indépendamment l'une de l'autre.
C'est une réalité quotidienne : un producteur peut apporter son huile et repartir avec ses bouteilles à sa marque, un autre confier son huile et acheter les contenants au moulin, un troisième acheter simplement de l'huile conditionnée. La gamme oléicole Moulinier gère la mise en bouteille avec les variables de produits et de matières sèches correspondantes, en cohérence avec la traçabilité des lots déjà en place, du fruit reçu au lot embouteillé. Pour le contexte complet du métier, le guide du logiciel pour moulin à huile fait le tour de la question, et l'étiquetage réglementaire précise ce que l'étiquette doit porter.
Ce qui se facture : des prestations, pas une vente
C'est la conséquence directe de la propriété. Quand la matière première appartient au producteur, il n'y a rien à lui vendre : on lui facture le travail. Dans un moulin, cela se traduit par une règle constante — l'huile du producteur donne toujours lieu à une prestation de trituration, et si le conditionnement demandé sort de l'ordinaire, une prestation de conditionnement s'y ajoute.
Systématique dès lors que la matière traitée appartient au producteur. C'est le travail de transformation qui est facturé, pas la marchandise.
Elle s'ajoute lorsque le conditionnement demandé est spécifique. Une seconde ligne, distincte de la première, pour un second travail.
Si les contenants et les étiquettes viennent de chez vous, ils sont fournis en plus du travail, et se distinguent des prestations.
L'intérêt de cette séparation dépasse la facture elle-même. Deux prestations distinctes se mesurent séparément : on sait ce que rapporte le travail de transformation, ce que rapporte le conditionnement, et ce qui relève de la fourniture. Une ligne unique intitulée « prestation » effacerait cette lecture.
Ce que le logiciel ne fait pas à votre place
Autant le dire franchement : un logiciel ne devine pas à qui appartient une palette. Toutes ces distinctions tiennent à une condition, et une seule — que les informations soient saisies. Le propriétaire de la marchandise, l'entrepôt, les matières sèches employées et la société concernée sont des données que quelqu'un renseigne au moment où l'opération a lieu.
Ce n'est pas une réserve de principe, c'est le point de bascule d'un projet. Un outil bien paramétré et mal alimenté produit des chiffres faux avec assurance, ce qui est pire qu'un tableur dont chacun se méfie. C'est aussi la raison pour laquelle l'installation et la formation se font sur place : le paramétrage doit épouser votre façon de travailler, pas l'inverse.
Un éditeur, pas un revendeur
Raynata est conçu, développé et maintenu par la même équipe, sans licence par utilisateur. Le logiciel de gestion est une application web hébergée sur les serveurs propres de l'éditeur. Installation, paramétrage et formation ont lieu chez vous, dans les Bouches-du-Rhône, le Gard, le Vaucluse et le Var ; le support prend ensuite le relais à distance. Le détail des modules disponibles complète ce panorama.
Questions fréquentes
Parlons de votre activité
Chaque atelier a ses propres règles : ce qu'il reçoit, ce qu'il fournit, ce qu'il restitue. La meilleure façon de savoir si Raynata convient à la vôtre est de nous décrire vos cas de figure, y compris ceux qui vous paraissent atypiques — ce sont souvent eux qui départagent deux logiciels. Contactez Raynata pour organiser une démonstration adaptée à votre activité.